Όταν μια επιχείρηση αναθέτει τον καθαρισμό των χώρων της σε εξωτερικό συνεργάτη, τα περισσότερα προβλήματα δεν εμφανίζονται την πρώτη μέρα. Εμφανίζονται μετά από λίγες εβδομάδες: η κουζίνα μένει πίσω, οι τουαλέτες δεν αντέχουν ως το μεσημέρι, κανείς δεν ξέρει ποιος φέρνει το χαρτί και το σαπούνι. Συνήθως η αιτία είναι ότι κάποια πράγματα δεν γράφτηκαν από την αρχή.
Σύμφωνα με τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία (EU-OSHA), το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας καθαρισμού γίνεται με σύμβαση από εξωτερικές εταιρείες, οπότε το τι ορίζει αυτή η σύμβαση έχει πρακτική σημασία. Παρακάτω είναι τα σημεία που αξίζει να υπάρχουν γραπτώς πριν υπογράψετε.
Μην κρίνετε μόνο από την τιμή
Η τιμή μετράει, αλλά δεν λέει από μόνη της τι ακριβώς αγοράζετε. Το OSHwiki του EU-OSHA σημειώνει ότι όταν οι συμβάσεις καθαρισμού ανατίθενται κυρίως με κριτήριο την τιμή, το κόστος συχνά πιέζεται εις βάρος των συνθηκών εργασίας. Γι’ αυτό δύο προσφορές συγκρίνονται σωστά μόνο όταν περιγράφουν τις ίδιες εργασίες, με την ίδια συχνότητα, για τους ίδιους χώρους.
Αυτοψία και φύλλο εργασίας ανά ζώνη
Ένα καλό συμβόλαιο ξεκινά από αυτοψία στον χώρο και όχι από μια τιμή ανά τετραγωνικό στο τηλέφωνο. Για παράδειγμα, μια εταιρεία καθαρισμού επαγγελματικών χώρων όπως το katharismoi.gr, που αναλαμβάνει καθημερινό ή περιοδικό καθαρισμό γραφείων, καταστημάτων και επαγγελματικών εγκαταστάσεων στην Αθήνα, προσαρμόζει το πρόγραμμα στο ωράριο της επιχείρησης και περιγράφει μια διαδικασία σε βήματα: αυτοψία χωρίς χρέωση και δέσμευση, γραπτή μηνιαία προσφορά αναλυτικά ανά χώρο, φύλλο εργασίας με τις εργασίες και τη συχνότητα κάθε επίσκεψης, και στη συνέχεια ορισμό συνεργείου και υπεύθυνου.
Το φύλλο εργασίας είναι το πιο χρήσιμο έγγραφο της συνεργασίας. Χωρίζει τον χώρο σε ζώνες και γράφει τι γίνεται σε καθεμία:
- Θέσεις εργασίας: επιφάνειες γραφείων, εξωτερικές επιφάνειες συσκευών, κάδοι και ανακύκλωση, καρέκλες.
- Υποδοχή και αίθουσες συσκέψεων: χώρος αναμονής, τραπέζια, πίνακες, γυάλινες πόρτες και χωρίσματα.
- Κουζίνα προσωπικού: πάγκοι, νεροχύτες, βρύσες, εξωτερικά της καφετιέρας, του φούρνου μικροκυμάτων και του ψυγείου.
- Τουαλέτες: είδη υγιεινής, καθρέφτες, πλακάκια και αρμοί, αναπλήρωση χαρτιού και σαπουνιού.
Χωριστά γράφονται οι περιοδικές εργασίες, όπως εξωτερικά τζάμια, μοκέτες και υφασμάτινα καθίσματα, γυάλισμα δαπέδων ή καθαρισμός μετά από ανακαίνιση, και αν περιλαμβάνονται στη μηνιαία τιμή ή χρεώνονται ξεχωριστά.
Συχνότητα με βάση τους ανθρώπους, όχι τα τετραγωνικά
Στη σελίδα για τον καθαρισμό γραφείων του katharismoi.gr, η συχνότητα προτείνεται με βάση τον αριθμό των ατόμων και την κίνηση επισκεπτών και όχι με βάση τα τετραγωνικά:
- έως 10 άτομα χωρίς επισκέπτες: 2-3 φορές την εβδομάδα,
- 10-25 άτομα: 3-5 φορές την εβδομάδα,
- πάνω από 25 άτομα ή γραφεία με κοινό: καθημερινά,
- υβριδικά γραφεία: τις ημέρες που υπάρχει παρουσία στο γραφείο,
- κουζίνες προσωπικού και τουαλέτες: καθημερινά, ακόμη κι όταν οι θέσεις εργασίας καθαρίζονται 2-3 φορές την εβδομάδα.
Η ίδια σελίδα σημειώνει ότι πολλοί πελάτες προσαρμόζουν τη συχνότητα μέσα στους δύο πρώτους μήνες. Καλό είναι λοιπόν το συμβόλαιο να προβλέπει ρητά πώς αλλάζει η συχνότητα, χωρίς να χρειάζεται νέα διαπραγμάτευση από την αρχή.
Σημεία υψηλής επαφής και απολύμανση
Τα αμερικανικά Κέντρα Ελέγχου και Πρόληψης Νοσημάτων (CDC) συστήνουν τον τακτικό καθαρισμό των επιφανειών που αγγίζονται συχνά, όπως πόμολα, κουπαστές, κουμπιά ανελκυστήρα, επιφάνειες αφής, είδη υγιεινής και γραφεία, και τον καθαρισμό των υπόλοιπων επιφανειών όταν είναι εμφανώς βρώμικες. Σε χώρους με μεγάλη κίνηση μπορεί να χρειάζεται συχνότερος καθαρισμός ή και απολύμανση.
Το CDC κάνει και μια χρήσιμη διάκριση: ο καθαρισμός με σαπούνι ή απορρυπαντικό απομακρύνει τα περισσότερα μικρόβια, ενώ η απολύμανση σκοτώνει όσα μένουν μετά τον καθαρισμό. Η βρωμιά δυσκολεύει τη δράση των χημικών, γι’ αυτό η απολύμανση γίνεται σε επιφάνεια που έχει ήδη καθαριστεί. Στο συμβόλαιο αξίζει να γράφεται ποια σημεία υψηλής επαφής καθαρίζονται σε κάθε επίσκεψη (χερούλια, διακόπτες, κουπαστές, κοινόχρηστα πληκτρολόγια) και πού χρειάζεται επιπλέον απολύμανση.
Προϊόντα και ασφάλεια όσων καθαρίζουν
Η ασφάλεια του συνεργείου αφορά και την επιχείρηση που το φιλοξενεί. Σύμφωνα με τη βιβλιογραφική ανασκόπηση του EU-OSHA, στα συχνότερα προβλήματα υγείας των εργαζομένων στον καθαρισμό περιλαμβάνονται μυοσκελετικές παθήσεις, αναπνευστικές παθήσεις όπως το άσθμα, δερματικές παθήσεις και προβλήματα ψυχικής υγείας. Το OSHwiki προσθέτει ότι τα καθαριστικά συχνά παρέχονται σε συμπυκνωμένη μορφή και αραιώνονται πριν από τη χρήση, και ότι στους κινδύνους του επαγγέλματος περιλαμβάνονται γλιστρήματα, σκοντάμματα και πτώσεις.
Το CDC δίνει απλούς κανόνες για τη χρήση των προϊόντων: διαβάζετε πάντα την ετικέτα, αερίζετε τον χώρο, φοράτε τον προστατευτικό εξοπλισμό που προτείνεται (για παράδειγμα γάντια ή γυαλιά), δεν αναμειγνύετε προϊόντα μεταξύ τους και αφήνετε την επιφάνεια υγρή για όλο τον χρόνο επαφής του απολυμαντικού. Στο συμβόλαιο γράφεται λοιπόν ποιος προμηθεύει τα καθαριστικά, πού αποθηκεύονται και ποιος φέρνει τα αναλώσιμα, όπως χαρτί και σαπούνι.
Όταν στον ίδιο χώρο εργάζονται άνθρωποι περισσότερων εργοδοτών, η ευρωπαϊκή οδηγία-πλαίσιο για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία προβλέπει ότι οι εργοδότες συνεργάζονται για την εφαρμογή των μέτρων ασφάλειας και υγιεινής. Πρακτικά, η επιχείρηση ενημερώνει το συνεργείο για τους ιδιαίτερους κινδύνους του χώρου της.
Ώρες πρόσβασης, κλειδιά και πρόγραμμα
Όπως σημειώνει το OSHwiki, ο γενικός καθαρισμός γίνεται συνήθως εκτός του κανονικού ωραρίου εργασίας. Το ίδιο κείμενο κατατάσσει όμως την απομόνωση της εργασίας μόνου ή εκτός ωραρίου στους ψυχοκοινωνικούς κινδύνους και προτείνει να γίνεται εφικτός ο καθαρισμός μέσα στη μέρα με μερικές πρακτικές αλλαγές. Όποια λύση κι αν επιλέξετε, στο συμβόλαιο γράφονται οι ώρες πρόσβασης, ποιος κρατά κλειδιά ή κάρτες, πώς χειρίζεται το συνεργείο τον συναγερμό και τι γίνεται τις αργίες.
Πώς ελέγχεται η ποιότητα
Ο έλεγχος ποιότητας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκος, αρκεί να είναι συγκεκριμένος. Το φύλλο εργασίας γίνεται η λίστα ελέγχου: για κάθε ζώνη, γίνεται ό,τι γράφει, με τη συχνότητα που γράφει; Χρήσιμα σημεία για το συμβόλαιο:
- ένας υπεύθυνος από την πλευρά της εταιρείας, με τακτικές επισκέψεις και ένα σημείο επικοινωνίας για αιτήματα,
- σύντομη γραπτή αναφορά ή επανεξέταση σε τακτά διαστήματα, ειδικά τους πρώτους μήνες,
- πρόβλεψη για αντικατάσταση προσωπικού σε άδειες και απουσίες,
- διαδικασία για αλλαγή εργασιών ή συχνότητας όταν αλλάζει ο αριθμός των εργαζομένων ή η χρήση του χώρου.
Ένα σαφές συμβόλαιο προστατεύει και τις δύο πλευρές: η επιχείρηση ξέρει τι πληρώνει και το συνεργείο ξέρει τι αναμένεται από αυτό. Αν ζητάτε προσφορές, ζητήστε τις με βάση το ίδιο φύλλο εργασίας και συγκρίνετε εργασίες και συχνότητα, όχι μόνο το τελικό ποσό.
Πηγές
- CDC, When and How to Clean and Disinfect a Facility. https://www.cdc.gov/hygiene/cleaning/facility.html
- EU-OSHA, Literature review: The occupational safety and health of cleaning workers. https://osha.europa.eu/el/themes/dangerous-substances/practical-tools-dangerous-substances/literature-review-occupational-safety-and-health-cleaning-workers
- EU-OSHA OSHwiki, Cleaners – The situation of cleaners and ways for improvement. https://oshwiki.osha.europa.eu/en/themes/cleaners-situation-cleaners-and-ways-improvement
Διαβάστε επίσης
Κάτι δεν στέκει;
Αν κάποιο στοιχείο έχει αλλάξει ή είναι ανακριβές, στείλτε μας τη διόρθωση και θα ενημερώσουμε το κείμενο.