Χώροι εκδηλώσεων Αθήνα: οδηγός σύγκρισης για ιδιωτική γιορτή

Γενέθλια με στρογγυλό αριθμό, μια επέτειος, ένας αρραβώνας ή ένα γλέντι με φίλους και συγγενείς: όσο κι αν διαφέρουν μεταξύ τους, όλες αυτές οι γιορτές ξεκινούν από την ίδια απόφαση, το πού θα γίνουν. Στην Αθήνα και γύρω από αυτήν οι επιλογές είναι πολλές, από αίθουσες μέσα στην πόλη μέχρι κτήματα στους πρόποδες των βουνών της Αττικής. Για να μη χαθείτε ανάμεσα σε φωτογραφίες και υποσχέσεις, βοηθά να συγκρίνετε κάθε υποψήφιο χώρο με τα ίδια σταθερά κριτήρια.

Ξεκινήστε από το είδος της γιορτής

Πριν τηλεφωνήσετε οπουδήποτε, γράψτε τι ακριβώς οργανώνετε. Ένα πάρτι γενεθλίων με όρθιους καλεσμένους, ποτά και μουσική έχει άλλες ανάγκες από ένα καθιστό δείπνο για μια επέτειο ή από ένα οικογενειακό γλέντι με παιδιά και παππούδες. Σημειώστε:

τον κατά προσέγγιση αριθμό καλεσμένων,
αν προτιμάτε μεσημέρι ή βράδυ,
αν θα υπάρχει χορός, ζωντανή μουσική ή DJ,
αν θα έρθουν μικρά παιδιά, ηλικιωμένοι ή άτομα με κινητικές δυσκολίες,
αν θέλετε καθιστό γεύμα, μπουφέ ή δεξίωση όρθιων.

Με αυτή τη λίστα κάνετε σε κάθε χώρο τις ίδιες ερωτήσεις, οπότε οι απαντήσεις συγκρίνονται εύκολα. Ρωτήστε επίσης ποιες διατάξεις υποστηρίζει ο χώρος, για παράδειγμα τραπέζια, θεατρική διάταξη ή όρθιους, γιατί η ίδια αίθουσα αλλάζει αισθητά χαρακτήρα ανάλογα με το στήσιμο.

Κλειστός ή ανοιχτός χώρος

Ο ανοιχτός χώρος έχει ατμόσφαιρα, αφήνει τα παιδιά να κινούνται ελεύθερα και ταιριάζει σε καλοκαιρινές βραδιές. Ο κλειστός χώρος δίνει σιγουριά: δεν εξαρτάται από τον καιρό, η θερμοκρασία ελέγχεται και ο ήχος μένει πιο συγκεντρωμένος. Πολλοί διοργανωτές τελικά θέλουν κάτι και από τα δύο.

Το κρίσιμο ερώτημα για κάθε υπαίθριο χώρο είναι το εναλλακτικό σχέδιο. Αν αλλάξει ο καιρός, πού θα πάνε οι καλεσμένοι; Υπάρχει εσωτερική αίθουσα που χωράει όλους ή μόνο ένα στέγαστρο για λίγους; Καλό μέτρο σύγκρισης είναι οι χώροι που έχουν και τα δύο στο ίδιο σημείο. Για παράδειγμα, η αίθουσα εκδηλώσεων του Green Hall στην Πάρνηθα αναφέρει ότι, αν βρέξει, η δεξίωση μεταφέρεται στην εσωτερική κλιματιζόμενη αίθουσα χωρίς να χαλάσει το πρόγραμμα της βραδιάς.

Η εποχή αλλάζει τις προτεραιότητες

Το καλοκαίρι, ο μεγάλος αντίπαλος μιας υπαίθριας γιορτής είναι η ζέστη. Όσοι είναι άνω των 65 ετών, όσοι έχουν καρδιακά, πνευμονικά ή νεφρικά προβλήματα, καθώς και τα βρέφη και τα παιδιά, χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή όταν ανεβαίνει η θερμοκρασία. Οι συστάσεις για την προστασία από τον καύσωνα είναι να αποφεύγεται η έντονη δραστηριότητα έξω τις πιο ζεστές ώρες της ημέρας, να υπάρχει σκιά και να πίνει κανείς νερό τακτικά. Για μια γιορτή με ανάμεικτες ηλικίες αυτό μεταφράζεται σε βραδινή ώρα έναρξης, σκιερά σημεία, νερό σε εύκολη πρόσβαση και έναν δροσερό κλειστό χώρο για όποιον τον χρειαστεί.

Στις ενδιάμεσες εποχές, συμφωνήστε από πριν με τον χώρο ως πότε μπορείτε να αποφασίσετε αν η γιορτή θα γίνει μέσα ή έξω, και κοιτάξτε την πρόγνωση λίγες μέρες νωρίτερα. Τον χειμώνα η επιλογή στρέφεται σχεδόν πάντα σε κλειστή αίθουσα, οπότε ρωτήστε για θέρμανση, εξαερισμό και χώρο για τα παλτά. Ρωτήστε επίσης αν η ημέρα και ο μήνας επηρεάζουν την τιμή.

Πρόσβαση, στάθμευση και προσβασιμότητα

Ένας χώρος μπορεί να είναι υπέροχος, αλλά αν οι καλεσμένοι χρειάζονται μία ώρα για να φτάσουν και άλλη μισή για να παρκάρουν, η διάθεση χαλάει πριν καν ξεκινήσει η γιορτή. Ζητήστε από κάθε χώρο ενδεικτικούς χρόνους διαδρομής από τις περιοχές όπου μένουν οι περισσότεροι καλεσμένοι σας και ρωτήστε αν υπάρχει δικός του χώρος στάθμευσης και πόσες θέσεις έχει.

Αν κοιτάζετε χώρους έξω από το κέντρο, ζητήστε τα στοιχεία αυτά γραπτώς. Ενδεικτικά, ανάμεσα στους χώρους εκδηλώσεων στην Αθήνα με αυτό το προφίλ, το Green Hall by Laios στο 20ό χλμ της Λεωφόρου Πάρνηθος αναφέρει ιδιόκτητο parking 100 θέσεων και, με αυτοκίνητο εκτός ωρών αιχμής, περίπου 20 λεπτά από την Κηφισιά, 20 με 25 από το Μαρούσι και 30 με 35 από το κέντρο της Αθήνας. Αναφέρει επίσης κλιματιζόμενη εσωτερική αίθουσα και εξωτερικό χώρο, με διάταξη θεατρική, σε τραπέζια ή για όρθιους.

Μην ξεχάσετε την προσβασιμότητα. Περίπου 1 στους 6 ανθρώπους παγκοσμίως ζει με σημαντική αναπηρία, οπότε είναι πιθανό κάποιος από τους καλεσμένους σας να χρειάζεται ράμπα, διαδρομή χωρίς σκαλοπάτια ή προσβάσιμη τουαλέτα. Ρωτήστε συγκεκριμένα για αυτά και, αν μπορείτε, δείτε τα με τα μάτια σας.

Τι περιλαμβάνει η προσφορά

Η τιμή ανά άτομο από μόνη της λέει λίγα, γιατί δύο προσφορές με παρόμοιο ποσό μπορεί να καλύπτουν εντελώς διαφορετικά πράγματα. Ζητήστε από κάθε χώρο αναλυτική γραπτή προσφορά και ελέγξτε τα ίδια σημεία:

μενού: πόσα πιάτα, ποια ποτά και για πόσες ώρες,
στήσιμο και στολισμός: τι είναι μέσα στην τιμή και τι χρεώνεται χωριστά,
ήχος, φωτισμός και μουσική: υπάρχει εγκατάσταση και συνεργάτες ή φέρνετε δικούς σας,
διάρκεια: ως τι ώρα ισχύει η κράτηση και πόσο κοστίζει κάθε επιπλέον ώρα,
προκαταβολή και όροι ακύρωσης ή αλλαγής ημερομηνίας.

Για το φαγητό αξίζει μία ερώτηση παραπάνω, ειδικά σε μπουφέ ή σε γιορτή που κρατά πολλές ώρες. Κρατικές οδηγίες για catering σε εκδηλώσεις συστήνουν τα ζεστά φαγητά να διατηρούνται πάνω από 60°C, τα κρύα κάτω από 5°C, και κανένα φαγητό να μη μένει σε θερμοκρασία δωματίου πάνω από 4 ώρες από το μαγείρεμα ως την κατανάλωση. Ρωτήστε λοιπόν πώς σερβίρεται και πώς ανανεώνεται το φαγητό στη διάρκεια της βραδιάς.

Η επίσκεψη πριν την κράτηση

Καμία φωτογραφία δεν αντικαθιστά μια επίσκεψη. Αν γίνεται, πηγαίνετε την ίδια ώρα της ημέρας που θα γίνει η γιορτή, για να δείτε το φως, τη θερμοκρασία και την κίνηση στον δρόμο. Περπατήστε τη διαδρομή από το parking ως την είσοδο, δείτε πού στήνεται η πίστα και πού θα κάθονται όσοι θέλουν να συζητούν με χαμηλότερη μουσική. Ζητήστε σχέδιο με τη διάταξη των τραπεζιών για τον αριθμό των καλεσμένων σας και ρωτήστε ποιος θα είναι ο υπεύθυνος του χώρου την ημέρα της εκδήλωσης.

Με τα ίδια κριτήρια για όλους τους υποψήφιους χώρους, η σύγκριση παύει να βασίζεται μόνο στην πρώτη εντύπωση. Είδος γιορτής, κλειστός και ανοιχτός χώρος, εποχή, πρόσβαση και αναλυτική προσφορά: όταν έχετε καθαρή εικόνα για αυτά τα πέντε, η απόφαση γίνεται πολύ πιο εύκολη και η γιορτή σας ξεκινά χωρίς άγχος.